メール・SNSで誤配信しないために注意しておきたいこと

メール・SNSで誤配信しないために注意しておきたいこと

久しぶりのブログ更新になってしまいました。旧年中はたいへんお世話になりました。本年もDot metrixをよろしくお願いいたします。

さて、新年ということもあり、ご挨拶メールやSNSなどで、挨拶や抱負を発信するかと思います。
ただ、気をつけたいのが、誤配信です。私も年始早々にやらかしてしまいました。。。ということで、反省と始末の意味を込めて、“誤配信”を防ぐ方法をエントリー化します。

ほとんどのミスは事前のチェックで防げる

本来、ミスは事前の確認で防ぐことができます。ただ、どんなに優秀な人であっても万能ではないため、注意力の欠如などから起きてしまうことはあります。
特に、大型連休前や繁忙期のように、業務が立て込んでいる時に限っておこります。筆者も「新年のご挨拶」メールにてリンクミスをしてしまいました。
それでは、それぞれのチェックポイントを記載しておきます。

Eメールは送信前に確認

メールマガジンやビジネスメールなどで発生するミスは、以下があります。

  • 配信先を間違える
  • リンク先間違えや誤字脱字

Eメールでの、配信取り消しは非常に難しいです。一度送信してしまったメールはこちら側で削除しても、送信先サーバに届いてしまっていては、どうすることもできません。Gmailを使っている場合には、送信取り消し機能を設定することで、配信を取り消しすることができます。

Gmail の設定から「送信取り消し」を有効にして時間を設定するだけ

突然ミスに気づいた時は、リンクをクリックすれば送信を止めることができます

これで誤配信問題が全て解決するわけではありませんが、瞬時に気づいた場合には対応できるので設定することをオススメします。また、メーラーによっては、送信確認ができるアドオンもあります。

メルマガ配信でよくやってしまうのが、複数のリストを管理している際に、本来送信すべきではないリストに配信してしまうことです。これも一度送信してしまっては、どうすることも出来ないので、配信予約にて必ず送るようにしましょう。また、リスト名と件名に同じ符号をつけるなどして、配信チェックの際に、目検でもわかりやすくしておくとよいです。

誤字、特にリンク先のミスに関しては、クリックカウンターを使うなどして、配信後にも修正できるようにしておきます。

SNS上でのメッセージ

SNSの種類と繫がりが増えれば、メッセージ数も必然的に多くなります。個別メッセージの場合には、Eメールと同様、配信先の間違えや誤字脱字などのミスがあります。こちらは既読前であれば削除してしまえば大丈夫です。

投稿については削除や修正することができますので、気づいた時点で迅速に対応しましょう。また、Facebookの場合にはプライバシー設定を“自分のみ”にして、確認後に公開するようにすれば、手間にはなりますが、投稿ミスも少なくなります。

Twitterは修正機能がないため、削除することになります。未然に防ぐためには、“Buffer”や“Hootsuit”、“Tweetdeck”を使い、スケジュール管理して配信しましょう。

基本はダブルチェック

これまで紹介した事前チェックをしたとしても改善されない、その時には複数人で確認するようにしましょう。また、ミスが発生してしまった時には、お詫びと訂正をすること。失敗しても、絶対に隠蔽せず、素直に謝り、そして、迅速に対応しましょう。

自戒の念を込めて、まとめておきます。

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